Trích Biên Bản Cuộc Họp Là Gì

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1).....

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) .....

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------

Số: ............../BB-..........(3).......

- Thời gian bắt đầu: ........................................................

- Địa điểm: ......................................................................

1. ...................................................................................

2. ...................................................................................

3. ...................................................................................

- Chủ trì (chủ tọa): ........................................................

- Thư ký (người ghi biên bản): ......................................

- Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo):

1. ..................................................................................

2. ..................................................................................

3. ..................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ....... giờ....., ngày.....tháng....năm.....

Chủ tọa (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ và tên

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Presenting at the meeting in English (Trình bày trong cuộc họp bằng tiếng Anh)

Mục đích: Giới thiệu chủ đề chính hoặc vấn đề sẽ được thảo luận để mọi người biết rõ bối cảnh.

"I would like to present [topic]."

"Tôi muốn trình bày về [chủ đề]."

"Today, I will be discussing [topic]."

"Hôm nay, tôi sẽ thảo luận về [chủ đề]."

"I would like to present our new marketing campaign." (Tôi muốn trình bày chiến dịch tiếp thị mới của chúng tôi.)

"Let me start by showing you our recent survey results." (Hãy để tôi bắt đầu bằng việc cho các bạn xem kết quả khảo sát gần đây của chúng tôi.)

Mục đích: Cung cấp thông tin chi tiết, số liệu và phân tích để mọi người hiểu rõ vấn đề hoặc kế hoạch.

"As you can see from this chart, [detail]."

"Như các bạn có thể thấy từ biểu đồ này, [chi tiết]."

"Our research indicates that [detail]."

"Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng [chi tiết]."

"We have allocated [amount] for [purpose]."

"Chúng ta đã phân bổ [số tiền] cho [mục đích]."

"As you can see in this chart, our target audience prefers online shopping." (Như các bạn có thể thấy trong biểu đồ này, đối tượng khách hàng mục tiêu của chúng ta ưa thích mua sắm trực tuyến.)

"We have allocated $50,000 for digital advertising." (Chúng ta đã phân bổ $50,000 cho quảng cáo kỹ thuật số.)

Mục đích: Khuyến khích sự tham gia và đảm bảo mọi người hiểu rõ nội dung vừa trình bày.

"Do you have any questions so far?"

"Các bạn có câu hỏi gì cho đến thời điểm này không?"

"Is there anything that needs further clarification?"

"Có điều gì cần được làm rõ thêm không?"

"I’d be happy to answer any questions."

"Tôi rất sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào."

"Do you have any questions about this?" (Các bạn có câu hỏi gì về điều này không?)

"Is there anything that needs further clarification?" (Có điều gì cần được làm rõ thêm không?)

Mẫu câu tiếng Anh yêu cầu giải thích rõ hơn

"Can you explain that in more detail? I’m not sure I understand the implications fully. Could you provide an example to illustrate your point? This would help clarify how we should proceed. Can you clarify what you mean by ‘additional support’ and what specific resources are needed?"

"Bạn có thể giải thích điều đó chi tiết hơn không? Tôi không chắc mình hiểu đầy đủ các tác động. Bạn có thể đưa ra một ví dụ để minh họa cho quan điểm của bạn không? Điều này sẽ giúp làm rõ cách chúng ta nên tiến hành. Bạn có thể làm rõ ý của bạn về 'hỗ trợ thêm' là gì và cần những nguồn lực cụ thể nào không?"

Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp

Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.

Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:

+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;

Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.

- Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.

Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Trên đây là Mẫu Biên bản cuộc họp có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất. Nếu còn thắc mắc, bạn đọc hãy gọi ngay đến tổng đài 1900.6192 của LuatVietnam để được tư vấn.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.

Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.

Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

Finishing up a meeting in English (Kết thúc cuộc họp bằng tiếng Anh)

Mục đích: Nhắc lại các điểm chính đã thảo luận để đảm bảo mọi người đều nhớ và hiểu rõ.

"To summarize, we have agreed on [summary]."

"Để tóm tắt, chúng ta đã đồng ý về [tóm tắt]."

"In summary, we will [action/decision]."

"Tóm lại, chúng ta sẽ [hành động/quyết định]."

"The key takeaways from today’s meeting are [points]."

"Những điểm chính từ cuộc họp hôm nay là [các điểm]."

"To summarize, we have agreed on the new marketing strategy and the budget allocation." (Để tóm tắt, chúng ta đã đồng ý về chiến lược tiếp thị mới và phân bổ ngân sách.)

"In summary, we will proceed with the project as planned." (Tóm lại, chúng ta sẽ tiến hành dự án theo kế hoạch.)

Mục đích: Phân công nhiệm vụ cụ thể và đặt ra thời hạn để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

"John will be responsible for [task], and the deadline is [date]."

"John sẽ chịu trách nhiệm về [nhiệm vụ], và hạn chót là [ngày]."

"Please ensure that you complete [task] by [date]."

"Vui lòng đảm bảo hoàn thành [nhiệm vụ] trước [ngày]."

"We will follow up on these tasks in our next meeting."

"Chúng ta sẽ theo dõi các nhiệm vụ này trong cuộc họp tiếp theo."

"John will be in charge of the digital campaign, and the first draft should be ready by next Monday." (John sẽ phụ trách chiến dịch kỹ thuật số, và bản thảo đầu tiên nên sẵn sàng trước thứ Hai tới.)

"Please submit your reports by the end of the week." (Vui lòng nộp báo cáo của bạn trước cuối tuần.)

Mục đích: Kết thúc cuộc họp một cách chính thức và thông báo thời gian cho cuộc họp tiếp theo (nếu có).

"Thank you for your time and participation."

"Cảm ơn các bạn vì thời gian và sự tham gia."

"Our next meeting will be on [date]."

"Cuộc họp tiếp theo của chúng ta sẽ vào [ngày]."

"If there are no further questions, we can adjourn the meeting now."

"Nếu không còn câu hỏi nào nữa, chúng ta có thể kết thúc cuộc họp ngay bây giờ."

"Thank you for your time and participation. The next meeting will be on June 15th." (Cảm ơn các bạn vì thời gian và sự tham gia. Cuộc họp tiếp theo sẽ diễn ra vào ngày 15 tháng 6.)

"If there are no further questions, we can adjourn the meeting now." (Nếu không còn câu hỏi nào nữa, chúng ta có thể kết thúc cuộc họp ngay bây giờ.)

Chinh phục thế giới công sở với Speak Up!

Bạn muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh để tự tin giao tiếp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp?

Hãy tham gia ngay cùng Speak Up - ứng dụng học tiếng Anh tốt nhất dành cho những người đi làm!

Khám phá tiềm năng của bản thân và thăng tiến trong sự nghiệp với Speak Up!

Tải ngay Speak Up từ cửa hàng ứng dụng và bắt đầu hành trình chinh phục tiếng Anh trong môi trường công sở của bạn!